Regnskabsprogram til forening: sådan vælger I rigtigt og laver et budget der holder

Et regnskab er ikke bare et krav, I skal opfylde efter generalforsamlingen. Det er beviset på, at bestyrelsen forvalter medlemmernes kontingent og foreningens tilskud ansvarligt. Ifølge frivillighed.dk (CFSA) har hele bestyrelsen ansvaret for at udarbejde og overholde budgettet, selvom det typisk er kassereren, der samler tallene.

For mange foreninger bliver regnskabet også en åben dør ind til flere penge: kommuner kræver det ved tilskud, og fonde bruger det til at vurdere, om I kan administrere en bevilling ansvarligt. Et rodet regnskab er sjældent årsagen til et afslag alene, men et gennemsigtigt regnskab kan gøre udslaget, når en fond skal vælge mellem to ansøgninger.

Ja, og det gælder uanset skattestatus. Ifølge Skattestyrelsen har foreninger pligt til at udarbejde regnskab, selvom de ikke altid skal indsende det til myndighederne.

Er jeres forening udelukkende almennyttig eller almenvelgørende, eller har den ingen erhvervsmæssig indkomst, er den som udgangspunkt skattefri. Kontingenter og transaktioner med jeres egne medlemmer tæller ikke som erhvervsmæssig indkomst, og en skattefri forening skal ikke indsende oplysningsskema. I skal dog stadig føre regnskab og kunne fremvise det, hvis Skattestyrelsen beder om det.

Foreningen bliver skattepligtig, hvis den driver erhvervsmæssig virksomhed, udlejer ejendom eller sælger varer og ydelser. Så skal I registreres i Erhvervsstyrelsen, indberette oplysningsskema senest 6 måneder efter regnskabsårets udløb og beregne indkomsten efter de almindelige selskabsskatteregler. Har foreningen ansatte, skal I under alle omstændigheder indberette løn og indeholde skat, uanset om foreningen selv er skattepligtig.

Er I i tvivl om jeres egen forenings status, er det Skattestyrelsen (skat.dk), der afgør sagen. Tjek altid jeres konkrete situation der frem for at basere jer på generelle tommelfingerregler.

Et budget er et overslag over de indtægter og udgifter, I forventer i en given periode, typisk et regnskabsår. Frivillighed.dk anbefaler at opdele udgifterne i to typer:

På indtægtssiden bør I samle medlemskontingenter, offentlige tilskud, fondsmidler, indtægter fra arrangementer, sponsorater og eventuelt salg i separate linjer, så I altid kan se, hvor pengene faktisk kommer fra.

Det vigtigste råd er ikke at bygge budgettet, men at følge det op. CFSA anbefaler mindst kvartalsvis gennemgang, hvor bestyrelsen spørger: kommer indtægter og udgifter som forventet, er der større afvigelser, og skal budgettet justeres undervejs. Jo bedre løbende opfølgning, jo lettere er det at styre økonomien og undgå ubehagelige overraskelser, når årsregnskabet skal gøres op.

Kassereren samler tallene og fører den daglige bogføring, men det er hele bestyrelsen, der har ansvaret for, at budgettet bliver udarbejdet og overholdt, ifølge frivillighed.dk. Det betyder i praksis, at regnskabet bør være et fast punkt på bestyrelsesmøderne, ikke noget kassereren klarer alene.

De fleste foreninger vælger en intern revisor blandt medlemmerne på generalforsamlingen. Den interne revisor kontrollerer bilag og efterprøver, at tallene er korrekte. Ved større budgetter, eller hvis en tilskudsgiver kræver det, bruger foreningen i stedet en ekstern, statsautoriseret revisor. Revisorerne må under ingen omstændigheder selv sidde i bestyrelsen, da det ville underminere kontrollen.

Der findes intet lovkrav om, hvilket værktøj I skal bruge til at føre regnskabet, det afgørende er, at bogføringen er overskuelig og revisorklar. Frivillighed.dk peger selv på simple regneark til likviditetsbudgetter som en helt fyldestgørende løsning for de fleste mindre foreninger.

For en lille forening med få posteringer om året er et regneark ofte den mest ligetil løsning: I opretter faner for budget og faktisk forbrug, og I kan følge afvigelser direkte. Når foreningen vokser, får ansatte, eller skal indberette moms og løn løbende, giver et cloud-baseret regnskabsprogram bygget til foreninger typisk mere værdi: automatisk kontoafstemning, deling med kassereren og den nye bestyrelse ved generationsskifte, og et revisionsspor der ikke forsvinder, når en fil bliver overskrevet.

Uanset værktøj bør I vælge noget, der kan eksportere et rent regnskab som PDF eller Excel, fordi det er den form, både kommuner og fonde forventer at modtage. Tjek altid jeres konkrete behov (medlemsantal, moms, ansatte) op mod, hvad I reelt kan holde ved lige med frivillig arbejdskraft.

Modtager foreningen tilskud fra kommunen, skal I aflægge regnskab til kommunen, ifølge borger.dk. Reglerne for regnskabets opbygning, revision og indsendelsesfrist varierer fra kommune til kommune, så tjek altid kravene hos jeres egen kommune, før I søger tilskud.

For tilskud under folkeoplysningsloven, det vil sige tilskud til folkeoplysende voksenundervisning, det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde og lokaletilskud, skal regnskabet sandsynliggøre, at foreningen har brugt tilskuddet til det, det er givet til.

Det betyder helt konkret, at et regnskab, der er godt nok til generalforsamlingen, ikke nødvendigvis er godt nok til et kommunalt tilskud. Tjek altid formkravene hos jeres egen kommune, før I søger, da de kan variere fra kommune til kommune.

Når I søger fondsmidler eller kommunale puljer, er det ofte netop budgettet, der afgør, om ansøgningen fremstår troværdig. Fonde vil typisk se et realistisk overslag over projektets udgifter og forventede indtægter, gerne opdelt så det er tydeligt, hvad tilskuddet konkret skal dække.

Flere danske kommuner og organisationer har puljer, der målretter sig direkte mod foreningers drift og aktiviteter, og hvor kravene til dokumentation ligner dem, der gælder for folkeoplysningstilskud. Nedenfor er et udpluk af eksempler, I kan bruge som pejlemærke for, hvilke tal og formkrav I typisk møder.

Et par simple greb kan løfte troværdigheden af både jeres regnskab og jeres næste fondsansøgning betydeligt.